Privacyverklaring
Privacyverklaring Taekwon-Do Academie Namu Kwan
Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens van alle deelnemers van Taekwon-Do Academie Namu Kwan, evenals eventuele persoonsgegevens van ouders/verzorgers van deelnemers en incidentele vrijwilligers. Indien u persoonsgegevens aan Taekwon-Do Academie Namu Kwan afstaat, dan geeft u toestemming tot de verwerking, verspreiding en opslag van de overgedragen persoonsgegevens volgens onze privacyverklaring.
Artikel 1 – Verantwoordelijke
De verantwoordelijke persoon voor de verwerking van overgedragen persoonsgegevens is:
Sebastiaan Benjamin Tieleman
Poortstraat 85bis, 3572 HE Utrecht
Artikel 2 – Gegevens
De volgende gegevens kunnen worden opgevraagd door Taekwon-Do Academie Namu Kwan aan haar deelnemers en/of hun ouder(s)/verzorger(s):
- Voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht. Deze gegevens verwerkt de stichting voor interne communicatie met betrekking tot lidmaatschap, het indelen van de lesgroepen en het opstellen van lijsten met kandidaten voor examens, clubkampioenschappen, eventuele toernooien.
- Voor- en achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens worden gebruikt voor de communicatie naar deelnemers en/of hun ouder(s)/verzorger(s) om hen in te lichten over de gang van zaken de stichting en voor het sturen van eventuele kerst- of nieuwjaarskaarten. Telefoonnummers worden alleen gebruikt wanneer communicatie via e-mail ongeschikt is.
- IBAN nummer en tenaamstelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het maandelijks innen van het lesgeld wanneer hiervoor (bij de inschrijving) een machtiging is afgegeven. De gegevens worden ook gebruikt voor het vergoeden van ingediende declaraties of andere onkosten die gemaakt zijn ten behoeve van de stichting.
- Graduatie, lengte en/of gewicht. Graduatie gegevens worden bijgehouden voor het organiseren van examens en eventuele clubtoernooien en vermeld bij het inschrijven voor externe toernooien. Bij deelname aan clubtoernooien en/of externe toernooien wordt de lengte en/of het gewicht van de deelnemer als gegeven(s) verwerkt. Deze gegevens zijn noodzakelijk bij het maken van poules voor clubtoernooien en externe toernooien.
- Foto- en filmmateriaal. Tijdens door de stichting georganiseerde activiteiten en (externe) toernooien kan beeldmateriaal worden gemaakt van deelnemers ten behoeve van de promotie van de stichting. De stichting heeft de vrijheid om dit beeldmateriaal te maken maar zal voorafgaand aan het verspreiden van elke foto en/of video via haar website of sociale media de desbetreffende persoon/personen om toestemming vragen. Op individuele basis kunnen afspraken worden gemaakt tussen de stichting en deelnemer waardoor het vragen van toestemming per foto/video niet meer nodig is.
De verwerking van bovenstaande persoonsgegevens is in overeenstemming met de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op basis van de grondslag “toestemming” (elke deelnemer geeft bij inschrijving bij de stichting toestemming tot het verwerken van bovenstaande persoonsgegevens) en voldoet aan de eis van “doelbinding” omdat de stichting het doel van ieder soort gegevens heeft aangetoond.
Artikel 3 – Bewaartermijn
De stichting zal de in Artikel 2 genoemde persoonsgegevens uiterlijk twee jaar na uitschrijving van de desbetreffende deelnemer hebben verwijderd van alle locaties waar de stichting toegang tot heeft. Op sociale media geplaatst beeldmateriaal zal enkel worden verwijderd als hier na uitschrijving van de desbetreffende deelnemer expliciet om is gevraagd.
Artikel 4 – Toegankelijkheid tot persoonsgegevens
De volgende personen hebben toegang tot de volgende in Artikel 2 genoemde gegevens:
- Gegevens genoemd in Artikel 2 onder ‘a’, ‘d’ en ‘e’: het voltallige bestuur, zoals ingeschreven bij de Kamer van Koophandel; eventuele vrijwilligers die helpen bij het organiseren van activiteiten zoals clubtoernooien en sport/speldagen;
- Gegevens genoemd in Artikel 2 onder ‘b’ en ‘c’: het voltallige bestuur;
Artikel 5 – Organisatorische structuur rondom persoonsgegevens
De gegevens genoemd in Artikel 2 onder ‘a’ ‘b’ en ‘c’ worden bij inschrijving van de desbetreffende deelnemer bij de stichting ontvangen door het bestuur per e-mail. Het bestuur zal de inschrijving verwerken in haar ledenadministratiebestand wat op een beveiligde server staat. Vervolgens zal de inschrijving van de e-mail server verwijderd worden. De persoonsgegevens genoemd in Artikel 2 onder ‘a’, ‘d’ en ‘e’ kunnen, zoals vermeld in Artikel 4, gedeeld worden met de vrijwilliger(s) in kwestie als de noodzaak hiervan wordt onderschreven door het bestuur. Gebruikers van persoonsgegevens committeren zich eraan deze gegevens niet onnodig van de server te downloaden en, indien dit wel gebeurt, na gebruik ervan de gegevens zo snel mogelijk weer te verwijderen van hun harde schijf.
Artikel 6 – Inzage, wijziging en verwijdering van persoonsgegevens
Deelnemers behouden te alle tijden het recht op inzage van de verwerkte persoonsgegevens. Indien van toepassing kunnen deze gegevens op verzoek worden gewijzigd, zoals het wijzigen van adresgegevens. Persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor het functioneren van de stichting ten behoeve van de overeenkomst tussen deelnemer en stichting kunnen op verzoek van de desbetreffende deelnemer en/of hun ouder(s)/verzorger(s) worden verwijderd. Denk hierbij aan gegevens betreffende gewicht, lengte, geslacht en/of beeldmateriaal.
